Miten priorisoida tehtäviä (kun kaikki tuntuu tärkeiltä)?

Tuntuuko sinusta koskaan siltä, että To Do lista kasvaa päivä päivältä, etkä enää tiedä mihin tarttua? Ensimmäisen tehtävän aloittaminen on vaikeaa, kun ei osaa päättää, mikä olisi se tärkein / helpoin / inhottavin tehtävä, josta lähteä liikkeelle…

Olen elokuun alusta saakka (siitä lähtien kun tulin lomalta) tuntenut juuri tätä. To Do listalla on miljoona tehtävää, kaikki ovat yhtä tärkeitä ja silti jumitun miettimään, mistähän aloittaa.

Ja aika usein teen lopulta jotain ihan muuta…

Miten priorisoida tehtäviä (kun kaikki tuntuu tärkeiltä)?

Noh, kirjoitin tästä aiheesta viikkokirjeeni tilaajille syyskuun lopulla. Aihe kirvoitti kivaa keskustelua jälkeenpäin joten päätin jakaa tämän myös sinun kanssasi. Tässä postauksessa kerron sinulle muutamia vinkkejä, joita tulen itse kokeilemaan (ja joita kokeilin) tulevien viikkojen aikana. Testataan näitä yhdessä ja katsotaan sitten, mitä tapahtuu!

Lue myös: 11 vinkkiä bloggaamiseen ja ajanhallintaan

Tee To Do lista

Tästä en luovu. Olen vahvasti sitä mieltä, että lista kannattaa tehdä, koska silloin asioita ei tarvitse muistella. Joskus kirjoitan listaan ihan simppeleitäkin tehtäviä kuten

  • kastele kukat
  • käy kaupassa
  • imuroi

Mutta tyypillisesti tehtävälistasta löytyy asioita kuten

  • muokkaa 5 vanhaa postausta ja jaa ne uudelleen somessa
  • lisää 5 postaukseen liittymislomake
  • suunnittele loppuvuoden viikkokirjeet

Tehtävälista auttaa myös hahmottamaan, mitä asioita voit tehdä samanaikaisesti. Esimerkiksi itse kuuntelen äänikirjoja tai podcasteja samalla kun teen kotitöitä tai käyn lenkillä.

Pilko isot tehtävät pienempiin

Tämän olen oppinut Joonakselta  – Kiitos Joonas ja anteeksi kun se yksi tehtävä jäi tältä viikolta tekemättä =(

Jos tehtävä tuntuu epämiellyttävältä, se kannattaa pilkkoa pienempiin osiin. Esimerkiksi postauksen kirjoittaminen voi kaiken kiireen keskellä tuntua haastavalta. Mutta jos pilkon sen pienempiin osatehtäviin, kuten

  • sulje silmät ja istu hetki hiljaa
  • mikä idea / tunne / ajatus nousee esiin
  • kirjoita 3 syytä, miksi tämä tieto on hyödyllinen lukijalle
  • kirjoita 5 kysymystä, jotka aiheesta nousee mieleen
  • hahmottele postaus kynällä vihkoon ranskalaisilla viivoilla
  • kirjoita postaus

tämä on jo helpompaa. Kun olen pilkkonut ison kokonaisuuden pieniksi, voin tehdä tehtäviä pikkuhiljaa päivän aikana eikä minusta tunnu, että postauksen kirjoittaminen vie liikaa aikaa. Minun ei myöskään tarvitse muistella missä olin menossa, kun pienet tehtävät on pilkottu valmiiksi.

Ota aikaa ideoinnille

Huomaan aika ajoin, että jo pelkästään se, että istun alas kynä kädessä ja vihko edessä rauhoittaa. Olenkin päättänyt (ja aion jatkaa), että joka päivä otan 15 – 30 minuuttia aikaa ja kirjoitan ajatuksia, ideoita ja suunnitelmia vihkoon.

Jo pelkästään se, että saa ajatuksia kirjoitettua paperilla rauhoittaa ja rentouttaa.

Älä jumitu suunnittelemaan

Tässä kohtaa minulla on (edelleen) paljon parannettavaa. Minusta on ihan mielettömän ihanaa suunnitella! Mutta se toteutus jää joskus kesken. Fakta on, että vain tekeminen vie eteenpäin. Suunnittelu on tärkeää mutta vieläkin tärkeämpää on suunnitelman vieminen käytäntöön.

Vältä tulipaloja

Suunnitelman ja tekemisen ansiosta asiat eivät kasaannu liikaa. Tulipalojen sammuttaminen kuormittaa ja saa koko elämän sekaisin. Pyritään siis tekemään hyvä suunnitelma ja toteuttamaan sitä pitkäjänteisesti.

Elämä ei tietystikään aina mene kuten on suunniteltu. Siksi päiviin on syytä varata aikaa ad hoc tilanteille. Olen saanut Iidalta hyvät ohjeet siihen, miten toimia yllättävissä tilanteissa. Ohjeet on esillä jatkuvasti, joten voin aina palata siihen.

Tee asia loppuun saakka

Tämä on toinen missä minulla on vielä parannettavaa. Keskeneräiset asiat kuormittavat mieltä ja elämää. Asian tekeminen loppuun saakka ei välttämättä vie niin paljon aikaa kuin itse kuvittelee. Ja jos vie, jäljelle jääneet osatehtävät kannattaa lisätä heti tehtävälistaan, jotta niitä ei unohta.

Priorisoi tehtäviä, jotka tuovat tuloksia

Olen monesti sanonut, että ”ei ne työt tekemällä lopu”. Ja näinhän se on. Me saadaan kyllä tehtävälista täytettyä ihan joka päivä. Mutta tehtävät eivät ole samanarvoisia. Toiset tehtävät ylläpitävät blogia ja yritystä ja toiset tehtävät vievät niitä eteenpäin.

 

 

Päivän ensimmäiset tehtävät tulisi olla aina niitä, jotka vievät blogia/yritystä eteenpäin, tuovat tuloja ja kasvattavat yleisöä. Loput tehtävät voivat olla niitä, jotka ylläpitävät blogia/liiketoimintaa.

Poista listalta tarpeettomia tehtäviä tai ulkoista ne

Jos sama tehtävä pyörii tehtävälistalla viikosta toiseen, ehkä on aika luopua siitä. Vai mitä mieltä olet?

Tehtäviä voi myös ulkoistaa mutta varmista, että ulkoistettava tehtävä on sellainen, joka tuo sinulle tuloksia pitkällä tähtäimellä. On turha maksaa tehtävästä, joka ei hyödytä sinua millään tavalla.

Itse olen ulkoistanut laskutuksen sekä postausten oikolukemisen. Molemmat ovat tärkeitä, toistuvia ja auttavat minua eteenpäin.

Näiden ideoiden lisäksi Teresa antoi muutaman todella loistavan vinkin:

  1. ”Listaan ensin vaan kaikki mielessä olevat asiat ja tehtävät ranskalaisilla viivoilla ylös”
  2. ”Kirjoitan listan uudestaan auki niin, että laitan tehtävät tärkeysjärjestykseen tai järjestykseen sen mukaan, mikä tehtävä pitää olla valmis ensimmäisenä (deadline lähimpänä) ja mikä taas ei ole niin kiirellinen (listan loppupäähän) – helpompi keskittyä tärkeimpään asiaan. Eikä tule skipattua niitä ärsyttäviä tehtäviä 😀 ”
  3. ”Joskus jatkojalostan tämän vielä niin, että edellisestä kohdasta kirjaan tehtävät ylös kalenteriin niin, että laitan 2-3 tehtävää per päivä  tietylle päivälle, seuraavat tehtävät seuraavaan päivään jne, jolloin jokainen tehtävä on ”ajastettu” jollekin päivälle. 🙂 ”

Loistavia ideoita Teresa, kiitos!

Minkä näistä vinkeistä sinä viet seuraavaksi omaan työhön? Entä onko sinulla jokin hyvä vinkki, jonka haluat jakaa? Kommentoi oma vinkkisi alle, kiitos!

Julkaistu kategoriassa:
tiialogolla

Olen Tiia Konttinen ja autan Sinua erottautumaan kilpailijoista ja muista bloggaajista. Autan Sinua rakentamaan miellyttävän maineen ja timanttisen brändin sisältömarkkinoinnin avulla. Olipa tavoitteesi oppia bloggaamaan tai hyödyntää blogia tulonhankinnassa, olet tullut oikeaan paikkaan.

Tilaa postaukset sähköpostiin

Tilaa tästä uusimmat blogipostaukset suoraan sähköpostiin.

Liity 3 364 tilaajien joukkoon

Tarvitsen apua