Tiedätkö sen tunteen, kun aloitat työskentelyn, saat asioita valmiiksi, keskityt vain yhteen asiaan kerrallaan ja päivän päätteeksi olet äärimmäisen tyytyväinen saamiisi tuloksiin?

Työviikko menee lähes zenmäisessä olotilassa, olet ahkera, aikaansaava ja pomo kiittää perjantaina loistavasta työpanoksestasi.

Ai, minäkö en olekaan ainoa, joka tuntee jotain täysin päinvastaista…?? 

Näksitpä työpöytäni. Sanotaan, että sotkuinen työpöytä on merkki tehokkaasta ja aikaansaavasta henkilöstä mutta uskallanpa olla eri mieltä. Jotenkin omalla kohdallani työpäivän tehokkuus kulminoituun keittiön siisteyteen – tai sekasotkuisuuteen.

Olipa keittiö tai työpöytä siisti tai ei, yhdestä asiasta olen täysin varma. Nimittäin yhä useampi bloggaaja ja yrittäjä kärsii aikaansaamattomuudesta, multitaskingista ja salakavalista aikasyöpöistä.

Vuonna 2009 Standfordin yliopistossa tehtiin tutkimus, jossa todettiin, että vain 2 % ihmisistä kykenee tekemään montaa asiaa samaan aikaan JA saamaan hommat tehtyä. Tervetuloa 98 % joukkoon, joka rämpii asiasta ja tehtävästä toiseen. Samassa venessä ollaan.

Multitasking on illuusio, joka saa voimansa, kun kuvittelemme olevamme tehokkaita tekemällä 5 asiaa samaan aikaan. Joskus tämä on ollut jopa ylpeyden aihe (varsinkin naisilla).

Multiaskingista on useita eri variaatioita mutta tunnetuimmat ovat

  • monen samanaikaisen tehtävän tekeminen ja
  • tekemisestä toiseen hyppiminen

Jos olet krooninen multitaskaaja, et ainoastaan tee paljon virheitä mutta tuhoat samalla aivosi. Muistikapasiteetti pienenee, kuormitus lisääntyy ja lopulta stressi vie sinut pitkäksi aikaa sängynpohjalle tai jopa sairaalaan. Usko pois, kokemusta on.

Onko multitasking suorittamista? Pitääkö kaikki olla aina täydellistä?

Kuulostaako tutulta? Siivoat keittiötä, kunnes huomaat, että keittiössä on likainen pyyhe ja viet sen pesukoriin. Kodinhoitohuoneessa huomaat pyykkivuoren ja päätät laittaa pyykin pyörimään. Samalla viet puhtaat pyykit kaappeihin mutta huomaat, että lasten huoneissa on likaisia astioita.  Viet ne takaisin keittiöön ja jatkat keittiön siivousta.

Kohta huomaat, että käsirasvapurkki on kulkeutunut vessasta keittiön pöydälle ja päätät viedä ne takaisin vessaan. Vessassa huomaat, että vessakin pitäisi pestä ja päätät siivota sen ensin. Yhtäkkiä on kulunut tunti etkä ole saanut mitään aikaan.

Joka kerta kun keskeytät jonkin asian, asiaan palaaminen vie aina oman aikansa etkä välttämättä ole enää inspiroitunut jatkaaksesi. Loistavana esimerkkinä on blogitekstin kirjoittaminen. Pienikin häly tai meteli saattaa aiheuttaa ajatuksen katkeamisen ja paluu kirjoittamisen ääreen kestää tovin. Alkuperäinen teksti ei tunnu enää houkuttelevalta ja pienikin häiriötekijä saa sinut luovuttamaan kirjoittamisen siltä erää.

Yrittäjällä tämä näyttäytyy mm tupsahtelevina asiakkaina, yllätyspuheluina tai sähköposteina, joihin asiakas vaatii nopean vastauksen vaikka lopulta mitään kiirettä ei ollutkaan…

Olen miettinyt paljon multitaskingia ja sen aiheuttamaan stressiä bloggaajille sekä yrittäjille. Blogin ylläpitäminen, kehittäminen ja kasvattaminen vaatii aikaa ja kärsivällisyyttä. Yrittäjänä olet vastuussa kassavirrasta, sen pitää pysyä tasaisena, jotta ensi kuussa voi ostaa kaupasta muutakin kuin kaurapuuroa.

Miksi haluamme luottaa illuusioon enemmän?

Olin muutama viikko sitten Zaki Azedanin henkilöbrändi valmennuksessa. Eräs asia jäi kaikumaan korvaani:

Meidän on luotettava tuntemattomaan. Luotettava siihen, että ne asiat, joita teemme nyt, tuovat halutun lopputuloksen ennen pitkää.

Kyllä. Olemmeko niin epävarmoja omasta työskentelystä, että vaadimme koko ajan itseltä näyttöjä tekemisestä? 

”Olen ahkera, kun minulla on 37 välilehteä tietokoneella auki.”

”Olen aikaasaava, kun hoidan 16 asiakasprojektia samaan aikaan.”

”Olen ammattilainen, kun luonnostilassa olevia blogipostauksia on 49.”

Multitasking vie todella paljon aikaa. Se on aikasyöppöjen kunkku. Tai Kuningatar. Kokonainen työpäivä voi mennä puhtaasti multitaskingin syövereihin.

Kun tilanne äityy riittävän pahaksi, istut päivän läppärin edessä katsellen tyhjää (tai täyttä) näyttöruutua ja ihmettelet, mitä pitäisi tehdä.

Pystymättä tarttumatta mihinkään, saamatta mitään aikaiseksi. Työt kasaantuvat ja stressi lisääntyy.

Onko multitaskingiin, sen selättämiseen ja fiksuun työskentelyyn olemassa ratkaisua?

On ja ei.

Ratkaisu löytyy omasta mielestä. Kun tiedostat, että multitaskaat, olet jo yhden askeleen lähempänä onnistumista. Mutta tiedostaminen itsessään ei riitä. 

On tarkasteltava rutiineja, tunnistettava ne, mitkä eivät ole hyväksi, luovuttava niistä ja rakennettava uusia, parempia ja lopputulosta tukevia rutiineja.

Ja tässä päästään siihen, miksi ”helppoa” ratkaisua ei ole.

Rutiinien muuttaminen on ihan äärettömän vaikeaa, vaivalloista ja aikaa vaativaa. Onhan se, jos joudut tekemään kaiken itse alusta loppuun. Onneksi sinulla on minut, sillä olen helpottanut aloitusta ja maaliin pääsyä yksinkertaisella ja käytännönläheisellä tavalla.

Oletko valmis ottamaan niskaotteen aikasyöpöistä?

Muutama viikko sitten mitta tuli täyteen. Oli sunnuntai ja istuin tuttuun tapaan sohvalla kahvikuppi kädessä ja vihko sylissä. Puoli päivää tuskailin ja huokailin alkavaa viikkoa. Tuntui, että on miljoona pientä nippelitehtävää, jotka PITÄÄ tehdä mutta joille aikaa ei kuitenkaan ole.

Lopulta päätin vain listata erilaisia tehtäviä, joita yrittäjyyteen ja bloggaamiseen liittyy. Listaan niitä kertyi lopulta 38 – toiset isompia ja toiset pienempiä.

Ensimmäinen ajatus, joka mieleeni tuli oli:
En ikinä pysty tekemään näitä yhdessä viikossa. Työtä on aivan liikaa...”

Mutta istahdin kuitenkin läppärini ääreen ja avasin sen. Tein itselleni kalenterin, johon listasin toistoa vaativat tehtävät.

Nämä ovat tehtäviä, joita teen joka viikko, kuukausi ja vuosi mutta joita en välttämättä ulkoa muista. Ja eihän niitä pidäkään muistaa, koska ne rasittavat muistikapasiteettia. #pidetäänhuoltaaivoista

Kun lopulta sain tehtävät kalenteriin, hämmästyin! Viikolle jäi jopa täysin vapaata aikaa!

Mutta vielä enemmän hämmästyin, kun seuraavana päivänä aloin tekemään töitä kalenteroinnin mukaisesti. Tehtävät, joihin olin ennen käyttänyt aikaa 1,5 tuntia, tein 45 minuutissa.

Lopulta olin saanut tehtävät valmiiksi ennen kuin kello näytti 17.00. Istuin hetken aikaa läppärilläni ja mietin, voiko tämä oikeasti olla mahdollista. Näin helppo ja yksinkertainen tehtävä, puoli päivää vaatinut toimenpide, oli vapauttanut aikaa ja olin saanut asiat vietyä loppuun saakka.

Yhtään ainutta tehtävää ei jäänyt tekemättä. Minun ei tarvinnut siirtää niitä seuraavalle päivälle tai hamaan tulevaisuuteen.

Nyt on sinun vuorosi

  1. Listaa itsellesi ylös yleisimmät tehtävät, joita päivän aikana teet.
  2. Niputa samankaltaiset tehtävät keskenään.
  3. Varaa päivästä 15 – 30 minuuttia aikaa tällaisten tehtävänippujen tekemiseen.
  4. Voit halutessasi varata yhden kokonaisen päivän yhdelle isommalle nipulle (esimerkiksi itse hyödynnän tätä siten, että kirjoitan kerran kuussa yhden päivän aikana 4 – 5 viikkokirjettä ja ajastan ne valmiiksi)